2008年07月22日
報告の勘どころ
報告の勘どころ
報告書を提出するときには、どのようなことに注意をしたらよいでしょう。
商品を運搬中に破損【はそん】してしまったKさんは、破損状況を上司に報告するために次のような文書を提出しました。｢運搬中の商品の一部のみが破損しました｣。この報告書を読んだ上司は、Kさんに報告書の再提出を求めました。
この報告書の文章は、非常に説明不足です。破損したという情報しか、読み手には得られないからです。破損分の正確な数字を明記するように指示されたKさんは、〈報告書に曖昧な表現は許されない〉ということを肝に銘じました。
報告をする際に大切なことは、相手の求めに叶っているかどうかです。事故の場合などは、その発生時期、場所、原因、損害の実数などを明確にする。責任者はその報告に基づいて事後の対応を行なうわけですから、当然、具体的なものでなければ意味がありません。モノによっては、スピードも要求されるでしょう。
｢この状況にあって、相手は自分に何を求めているのか｣に留意【りゅうい】することが、業務における報告の勘どころといえるでしょう。
今日の心がけ●具体的に報告しましょう
Posted by 広報委員長 at 03:36│Comments(0)
│職場の教養